目次
今回、初めてのブログ投稿です。一人語りをするのは意外と難しいなと感じています。少し恥ずかしい気持ちもありますがなんとかチャレンジしてみました。
★ある日、発覚した発行遅れ
製品完成後、営業指示連絡書の回覧が遅れてしまったことで、現場での手戻り作業が発生しました。
営業指示連絡書とは、営業担当がお客様から注文を頂いた時に行う製作番号（以下、製番）発行の際に、仕様の詳細指示や製作に必要な
購入部品の指示など、お客様要望を展開する書類です。
今回は発行のタイミングが遅れたことで、結果として追加の工数が発生しました。製造現場では、ちょっとした遅れが大きな影響を
及ぼすことがあります。
「なぜこんなことが起きたのか？」現場で振り返った結果、以下の問題が見えてきました。
★原因は「初回対応優先」による意識の偏り
今回の遅れの原因を掘り下げると、最初の製番発行を意識しすぎていたことが見えてきました。
製番の発行は、製造スケジュールに大きく影響するため、当時は期限の2週間前までに発行する必要があり、製番発行の対応を急ぐことに
意識が向き、営業指示連絡書の発行は後回しになっていました。
➡その結果、発行が遅れ、完成後にようやく回覧されるという事態となり、その影響で、手戻り作業が発生し、無駄な工数が増えてしまいました。
★対策：二重チェック体制で管理表を強化
その当時に対策していた対応策を下記内容にてご紹介します。
同じ問題を再発させないため、管理体制を見直し、チェックフローを強化しました。
これまでも管理表を活用していましたが、担当者一人で運用していたため、チェック体制が十分ではありませんでした。
そこで、発行担当者とは別の確認担当者を設け、二重チェック体制を導入しました。
当時の取り組みの詳細として、①管理表と②チェック体制一覧表の画像とともにご紹介します。
●管理表 （具体的な変更点）
●製番発行時の管理フローを明確化
・製番を発行した時点で、管理表に「製番依頼中」と記録。
・確認担当者が発行台帳に記載されていることを確認後「台帳確認済み」に変更。
●注文内容変更の追跡強化
・営業指示連絡書の発行時、担当者が「Vol.変更」の項目に変更後のVol番号を、「確認欄」に対応状況（例：台帳変更中）を記録。
・確認担当者が変更内容の反映を確認できた後、「台帳変更中」の項目を「確認済み」に変更。
[管理表に「Vol.変更」「確認欄」を追加。]
このように、確認者を加えた二重チェック体制を構築することで、見落としのリスクを抑えられる運用にしました。
★総括と今後の展望
この新しい管理フローを導入したことで発行遅れは発生していません。
現在は対応する部署と方法が変わり、以前よりさらに改善された運用ができています。
また、これからも試行錯誤を重ねながら、より良い仕組みづくりに取り組んでいきます！
